Drei Tipps für mobiles Arbeiten.
Gehören Sie auch zu den Menschen, die viel unterwegs sind und an unterschiedlichen Orten arbeiten: Im Zug, in der Hotellobby, im Café, im Wohnzimmer oder im Garten, in einem Shared Office? Der Begriff Ubiquitous Working beschreibt mobiles Arbeiten. Immer mehr Menschen arbeiten mobil. Wenn für anfallenden Arbeitsaufgaben keine besonderen Geräte oder Maschinen notwendig sind, oder Materialien, die sich schwer transportieren lassen (z.B. viele Akten oder Bücher), kann beinahe überall gearbeitet werden.
In einem Blog-Beitrag bei huffingtonpost.de stelle ich aus der eigenen Erfahrung drei Tipps vor, die zu effizientem mobilen Arbeiten beitragen.
1. Entscheiden Sie, wann Sie welche Aufgabe erledigen
Die Umgebung beeinflusst Ihre Effektivität. Dazu gibt es zahlreiche Studien, und auch unsere eigenen Experimente bestätigen den Einfluss der Umgebung auf Ihre Arbeitsleistung.
Hier sind zunächst Störungen zu bedenken, die Sie von konzentrierter Arbeit abhalten können: Die Reisegruppe, die sich lautstark unterhält, ständige Durchsagen am Flughafen. Eine Lösung für mich war der Kauf eines Noise-Cancelling Kopfhörers der Umgebungsgeräusche fast vollständig ausblendet.
Außerdem sollten Sie überlegen, ob Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten. Ich habe im Zug schon interessante Gespräche mithören müssen, deren Inhalt sicher nicht für die Öffentlichkeit bestimmt war. Auch die Inhalte auf Ihrem Laptop-Bildschirm oder die Unterlagen, die Sie neben sich liegen haben, sind leicht von anderen einzusehen.
Meistens ist der Platz begrenzt, den Sie zum Arbeiten zur Verfügung haben. Ich erinnere mich an eine Zugfahrt, bei der die Person mir gegenüber, die Buchhaltung des vergangenen Monats erledigt hat, und neben Laptop, Schreibblock und Notizbuch auch noch einen großen Leitz-Ordner nutzte.
Egal welches Mobilfunk-Netz Sie nutzen: Der mobile Netzzugang ist meistens unterwegs nicht uneingeschränkt nutzbar. Der Zugriff auf virtuelle Laufwerke, Datenbanken oder Team-Spaces klappt oft nicht reibungslos. Planen Sie deshalb, was Sie „offline“ erledigen können.
Es scheint aber auch auf die „Passung“ zwischen Umgebung und Arbeitsaufgabe anzukommen. So sind Sie bei einer kreativen Tätigkeit besser, wenn Sie einer abwechslungsreichen, anregenden Umwelt arbeiten. Eine analytische Aufgabe, die z.B. das nüchterne Abwägen von Risiken erfordert, erledigen Sie möglicherweise in einer strukturierten, klaren Office-Umgebung mit weniger Fehlern.
Probieren Sie aus, was für Sie gut funktioniert. Ich habe z.B. beobachtet, dass ich im Zug zwar gut Texte schreiben kann (wie zum Beispiel diesen hier), aber z.B. das Auswertung von Daten oder das Erstellen einer Präsentation mit einem größeren Bildschirm, mit genügend Platz für Notizen und Unterlagen und „Armfreiheit“ für eine Maus im Office leichter von der Hand geht.
Mein Tipp: Planen Sie Zeiten des Ubiquitous Working gezielt ein, um diese dann auch effizient nutzen zu können.
2. Achten Sie auf Ihre Gesundheit
Wenn Sie schon mal im Zug auf der Strecke von Stuttgart nach Berlin auf einem kleinen Klapptisch an einem Laptop gearbeitet haben, wissen Sie, was ich meine: Rückschmerzen, Schmerzen in Armen oder Schultern sind vorprogrammiert.
Während Schreibtisch und Stuhl in einem Büro, genauso wie Bildschirm und Tastatur, Beleuchtung und Ablageflächen meistens ergonomischen Mindeststandards genügen, gilt das für das mobile Arbeiten in der Regel nicht. Egal ob Klapptisch im Zug oder Bistrotisch im Café: Die Bedingungen für eine gesunde Haltung sind oft nicht gegeben.
Deshalb gilt hier umso mehr: Achten Sie auf Ihre Haltung und genügend Bewegung zum Ausgleich. Viele Tipps zu einer ergonomischen Arbeitshaltung können Sie auch auf mobiles Arbeiten übertragen.
Auch hier sollten Sie ausprobieren, was für Sie gut funktioniert. Ich nehme mir für Reisestrecken ohne gute Arbeitsmöglichkeiten (z.B. im Flugzeug, oder in einer Regionalbahn) was zum Lesen mit. So kann ich die Zeit ohne Störungen durch E-Mails oder Anrufe effizient nutzen.
Mein Tipp: Gönnen Sie sich Pausen und wechseln Sie gerade bei ungünstigen Bedingungen (z.B. auf längeren Strecken) immer mal wieder zwischen unterschiedlichen Haltungen und Tätigkeiten ab.
3. Trennen Sie Arbeiten und Entspannen
Ein weiteres Thema, das im Blick auf Ubiquitous Working diskutiert wird, ist die verschwimmende Grenze zwischen Beruf und Familie, zwischen Arbeit und Freizeit. Wenn Sie immer und überall arbeiten können, laufen Sie Gefahr, das notwendige Erholungsphasen zu kurz kommen.
Mobiles Arbeiten verschafft Ihnen Freiheiten, und viele Mitarbeitende – nicht nur der Generation Y – halten es für selbstverständlich, dass der Arbeitgeber ein Laptop zur Verfügung stellt, den Zugriff auf E-Mail und andere Daten auch von außerhalb ermöglicht, und durch entsprechenden Arbeitszeitregelungen Ubiquitous Working zulässt.
Das kann dazu führen, dass Sie zwar mehr arbeiten, aber auch weniger effizient. Oft beobachte ich mich selbst und andere, wie ich zwar arbeite, aber nur mit halber Konzentration oder mit ständigen Ablenkungen.
Auch, wenn ich mich leicht durch E-Mails oder Surfen auf Facebook, XING oder LinkedIn unterbrechen lassen, ist das ein Hinweis darauf, dass ich nicht mehr konzentriert bin. Das Ergebnis: Abends habe ich das Gefühl, lange und viel gearbeitet zu haben, aber trotzdem nicht so richtig produktiv gewesen zu sein.
Ich habe mir deshalb angewöhnt, bewusst zwischen Arbeiten und Nicht-Arbeiten zu unterscheiden. Schließt sich nach einem Arbeitstag noch eine Zugreise an, dann nehme ich mir oft gezielt die erste halbe Stunde für das gemütliche Zeitungslesen oder ein kleines Abendessen – bevor ich dann mein Laptop auspacke und arbeite.
Mein Tipp: Tappen Sie nicht in die „Always-Online“-Falle. Nehmen Sie bewusst war, ob Sie noch „Energie“ haben, um konzentriert zu arbeiten und erlauben Sie sich genauso konzentriert, zu entspannen und Pausen zu machen.
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