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Hallöchen, Herr Professor | 5 Tipps, wie Sie eine Mail an Ihre Dozenten schreiben

26.11.2012  

In der Zeit vom 15.11.2012 Nr. 47 geht  in einem Artikel der Frage nach, wie die Kommunikation zwischen Professoren und Studenten aussieht, und wie sie aussehen sollte. Ein Fazit des Artikel ist, das Studiernde noch kein Bewusstsein für die Feinheiten der Kommunikation E-Mail haben. Grundlage des Artikels ist eine Studie des Linguisten Jan Seifert, der die 500 Mails zwischen Studierenden und Professoren untersucht hat: „Untersuchungen wie diese könnten in linguistisch fundierte Handlungsempfehlungen für den Alltag münden.“ Deshalb jetzt 5 Tipps, wie Sie eine Mail an Ihre Dozenten schreiben.*

1. Wählen Sie eine passende Anrede. 

Mittlerweile gilt die Anrede „Hallo … “ in einer E-Mail als akzeptiert, viele empfinden sie aber als nicht angemessen. Schreiben Sie deshalb im Zweifelsfall lieber „Sehr geehrte Frau …“. Gleiches gilt für Professoren- oder Doktortitel: Wenn Sie sich unsicher sind, lieber mit Titel, als ohne. Es genügt der höchste Titel in der Anrede einer Mail. „Prof. Dr. Dr. Maier“ können Sie also mit „Prof. Maier“ anschreiben. Tabu sind Anreden wie „Hi“,  „Servus“ oder „Hallöchen.“ Auch Anreden wie „Guten Abend“ oder „Guten Morgen“ sollten Sie vermeiden, da Sie damit implizit die Erwartung kommunizieren, dass die E-Mail umgehend gelesen wird. Überlegen Sie auch, welche Grußformel passend ist. Vermeiden sollten Sie Formulierungen wie „ganz liebe Grüße“ oder gar umgangsprachliche Formulierung wir „Grüßle“ oder „Ciao“.

2. Kommen Sie auf den Punkt.

Fokussieren Sie genau auf die Frage, um die es geht. Es ist meist nicht notwendig, Ihr Problem, Ihre Frage oder die ganze Vorgeschichte ausführlich zu erklären. Schreiben Sie keine langen Sätze mit vielen Hauptwörtern und gesteltzen Konstruktionen („Bezugnehmend auf ihre Ankündigung in der Vorlesung, möchte ich gerne in Erfahrung bringen ob noch die Möglichkeit gegeben ist, die Belegung des Klausurtermins nochmals zu modizifieren, und die Teilnahme auf den Nachholtermin zu verschieben?“), sondern sagen Sie gleich, um was es geht („Gerne möchte ich erst an der Nachholklausur teilnehmen.“).

3. Machen Sie konkrete Vorschläge.

Je weniger Aufwand mit der Beantwortung einer E-Mail verbunden ist, desto höher die Chance, dass Sie eine schnelle Antwort erhalten. Formulieren Sie deshalb wenn möglich eine Frage oder einen Vorschlag, den der Empfänger der E-Mail mit „ja“ und „nein“ beantworten kann. Wenn sinnvoll (siehe Tipp 2) und möglich können Sie auch zusätzliche Informationen anbieten, die der Empfängerin die Antwort erleichtern („Auf der Homepage des Prüfungssekretariates habe ich gelesen, dass Ihre Vorlesung auch für Studierende im Nebenfach Pädagogik angerechnet werden kann. Kann ich auch als Student der Theologie einen Schein erhalten?“). Damit zeigen Sie auch, dass Sie sich bereits im Vorfeld informiert haben.

4. Entschuldigen Sie sich nicht

Auch wenn zwischen Ihnen und der Empfängerin der Mail ein hierarchischer Unterschied besteht, brauchen Sie sich nicht entschuldigen, dass Sie Mail schreiben oder eine Frage haben. („Entschuldigen Sie, dass ich mich direkt an Sie wende. Aber ich hätte da eine Nachfrage, die ich nicht allein klären kann.“). In der Regel wird die Empfängerin ja sogar dafür bezahlt, dass sie Ihnen antwortet. Auch übertriebene Höflichkeit sollten Sie vermeiden („Ich bedanke mich jetzt schon vielmals für Ihre Zeit und hoffe, dass Sie Zeit finden, mir zu antworten.“), genauso wie die überflüssige Verwendung von Konjunktiven („Wäre es vielleicht möglich, dass …“ oder „Ich schreibe diese Mail, weil ich gerne wissen würde, ob … „.

5. Schreiben Sie besser keine Mail an Ihre Dozenten

Stellen Sie in einer Mail keine Fragen, die sie selbst beantworten können. Überlegen Sie lieber einmal mehr, ob Ihre Mail gerechtfertigt ist, und ob Sie Ihre Anfrage nicht auch anders lösen könnten. Wenn Sie das Handout verloren haben, auf dem alle wichtigen Termine stehen, dann fragen Sie lieber Ihre Kommilitonen. Sonst riskieren Sie, dass sie auf die nächste wichtige Mail keine Antwort mehr erhalten. Außerdem lassen sich viele Fragen einfacher und schneller im direkten Kontakt klären. Fragen Sie doch einfach am Ende des nächsten Seminars direkt Ihre Dozenten, statt ein Tag später per Mail.

Zum Schluss: Die 5 Tipps passen nicht nur für Studierende, die an Professoren schreiben. Sie können immer dann eine Hilfestellung sein, wenn Sie im nicht-privaten Kontext eine Mail schreiben – besonders dann wenn zwischen Ihnen und dem Empfänger der Mail ein hierachischer Unterschied besteht.

*Bei den Beispielen ist die Ähnlichkeit zu echten Mails ausgeschlossen.

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Johannes Moskaliuk arbeitet als Wissenschaftler am Leibniz-Institut für Wissensmedien und als Hochschullehrer an der International School of Management. Ein Schwerpunkt seiner Arbeit ist digitales Lernen und Arbeiten. Außerdem ist er Geschäftsführer der ich.raum GmbH und arbeitet als Business-Coach mit einem Schwerpunkt auf wertorientierter Führung und Kommunikation.



1 Response

  1. Helmut sagt:

    Sehr guter Artikel. Ich bin selbst Vater eines Sohnes und mein Sohn schreibt auch Briefe, die man am Betsten erst gar nicht liest. Schlimme Fehler sind darin enthalten. Werde ihm den Artikel gleich mal vor die Nase halten! Weiter so!
    Helmut

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